Yeni! Acil/Önemli Tablosu

Acil/Önemli Tablosu

Koçları olarak beraber çalıştığım müşterilerimizle seanslarımızın temel konularından şikayet
alanlarından biri genellikle zamanlarının ne kadar az olduğudur.
Ne kadar meşgul olduklarını açıklamak için genellikle aşağıdaki cümleleri kullanırlar:

• Spora başlamayı çok istiyorum ama iş yüzünden çok meşgulum.
• Seanslarımızı düzenli yapmak istiyorum ama çok meşgul olduğum için çoğu zaman
  iptal etmek zorunda kalıyorum.
• Ailemle daha çok vakit geçirmek istiyorum ama onlara ayıracak zamanım hiç
  olmuyor.

Çalıştığım kişilere günlük aktivitelerine nasıl zaman ayırdıklarını anlamaları için genellikle
acil/önemli tablosunu bir başlangıç noktası çalışması olarak kullanmalarını öneriyorum.
Bu iki rakip unsuru (acil/önemli) bir tabloda ölçme ve birleştirme fikri, eski ABD Başkanı
Eisenhower’a aittir. Eisenhower’in “Önemli olan nadiren acildir ve acil olan nadiren önemlidir”
sözü tabloyu mükemmel bir şekilde özetler. Eisenhower’in görevlerini organize etmek için bu
tabloyu kullandığı söylenir ki bu yüzden tablo bazen Eisenhower Matrisi olarak da adlandırılır.

Haftanın Pratiği: Hem kişisel hem de profesyonel alanda zamanınızı yönetmek, zamanınızı
hem önemli hem de acil olan şeylere harcamak demektir. Bunu yapabilmek için önce kendi
tablonuzu oluşturun.

Acil & Önemli Kritik konular Kriz durumları Teslim Tarihi Yaklaşmış Konular Deadlines	Acil/Önemli Değil Önemli Amaçlar Planlamalar Hazırlık Çalışmaları Kişisel Gelişim Çalışmaları
Acil/Önemli Değil Kesintiler Daha ilginç aktiviteler	Acil Değil/Önemli Değil Gündelik, basit işler Zaman geçirme Dikkat dağıtıcılar

 

İlk adım, yapmanız gerektiğini düşündüğünüz tüm faaliyetleri ve projeleri boş bir kağıda listelemektir. Şu anda önemsiz olduğunu düşündüğünüz alanlar dahil, zamanınızı alan her şeyi eklemeye çalışın.
Ardından, bu etkinliklerin her birine bir önem düzeyi atayın. 1-10 arası bir ölçek kullanın. 1 düşük, 10 çok önemli olsun. Bu aktivite, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olmak için 1-10 arası bir ölçekte ne kadar önemli bunu değerlendirin.

Her bir aktiviteye önem sıralaması verdikten sonra, aynı ölçeği kullanarak her aktivitenin aciliyetini değerlendirin.

Şimdi aktivitelerin her birini düşünün ve rakamlarınıza göre tablonun hangi kadranında da yer alacaklarına karar verin:

Acil ve önemli
En zorlayıcı olanlar tahminen bu aktiviteler olacak ancak görünen o ki hedeflerinize ulaşabilmek için bu aktiviteleri bir an önce yapmanız gerekiyor.

Acil ve önemli değil
Acil ama önemli olmayan faaliyetler, genellikle hedeflerinize ulaşmanızı ve işinizi tamamlamanızı engelleyen faaliyetlerdir. Kendinize bu görevlerin yeniden planlanıp ayarlanamayacağını veya başka birine devredilip devredilemeyeceğini sorun.

Acil değil ama önemli
Bunlar, kişisel hedeflerinize ulaşmanıza ve önemli işleri tamamlamanıza yardımcı olan faaliyetlerdir. Acil hale gelmemeleri için işleri düzgün bir şekilde yapmak için yeterli zamanınız olduğundan emin olun.

Acil değil ve önemli değil
Bu faaliyetler sadece dikkat dağıtma amaçlıdır ve mümkün olduğunca kaçınılmalıdır. Başkalarının tamamlamanızı istediği, ancak kendi hedeflerinize doğru ilerlemenize yardımcı olmayan faaliyetler olabilir. İnsanlar, hedefleriniz ve sınırlarınız konusunda net olduğunuzu açıkça gördüklerinde, genellikle sizden önemsiz görevleri tamamlamanızı tekrar istemezler.

Ayrıca, acil ve önemli olmayan faaliyetlerin bazen en çekici şeyler olabileceğine inanıyorum. Yani, eğer onları eğlenmek için yapmanız gerekiyorsa, lütfen bunu yapın. Sonuçta hayatta eğlenmek ve boş zaman geçirmek de bir ihtiyaç.

Haftanın Sözü: Bu tanımların her biri genel tanımlardır. Görevlerinizi ve aktivitelerinizi nasıl kategorize ettiğiniz temelde size kalmış. Doğru ya da yanlış yoktur, ancak her etkinliği kadranlardan birine atarsanız zamanınızı gerçekten nerelere harcadığınızı anlayabilirsiniz ve eğer zamanınızı en çok nerede harcadığınızı biliyorsanız, onu yönetmeye başlayabilirsiniz.

İyi haftalar ve güvende kalın.